- Door Puck Kolfschoten
1. Gebruik altijd een onderwerp
Geef hierin aan waar je e-mail over gaat. Houd het kort, specifiek en concreet. Gebruik geen algemene onderwerpen als ‘Vraagje’ of ‘Kun je me helpen?‘
2. Meerdere e-mails voor meerdere onderwerpen
Als er meerdere taken of informatiepunten instaan, zal het waarschijnlijker zijn dat er over een aantal zaken heen gelezen wordt. Stuur dus per onderwerp één mail. Zo kan de ontvanger makkelijker de mails archiveren die hij/zij verwerkt heeft.
3. Gebruik een call-to-action en deadline
Wees specifiek: als je vraagt om iets te doen, geef dan altijd een datum mee en geef aan wat je voor die datum van een persoon verwacht. Als een e-mail slechts ter informatie is, geef dit dan ook duidelijk aan. Zo voorkom je dat niet duidelijk is wat er van de ontvanger verwacht wordt.
4. Maak gebruik van de agendafunctie
Zoals je vast wel weet hebben Outlook en Gmail allebei een handige functie om vergaderingen in te plannen in de vorm van een agendaverzoek. Als ontvangers van je e-mail aangeven dat ze de afspraak accepteren, zal dit ook in hun agenda komen te staan. Zo verklein je de kans dat afspraken vergeten worden, maar je kunt dit ook gebruiken om deadlines in de agenda van de ontvanger in te plannen.
5. Voorkom onnodig cc’en
Soms komt het voor dat er, naast de directe ontvanger, ook nog iemand anders baat heeft bij het ontvangen van je e-mail. Dit is echter veel minder vaak dan dat vaak gedacht wordt. Hoe sterk de neiging ook is om je verantwoordelijk af te schuiven door iemand toe te voegen in de cc, denk goed na of dit echt nodig is: vaak roept dit meer vragen op dan antwoorden en ontvangt men hierdoor veel te veel onbelangrijke mails.
Hoe schrijf je dan wel een e-mail? Hier een voorbeeld:
Onderwerp: Graag factuur <factuurnummer> van klant <klantnaam> crediteren
Hallo <voornaam>,
Meneer <naam klant> heeft ten onrechte factuur <factuurnummer> van ons gehad, hij heeft zijn lidmaatschap namelijk vorige maand opgezegd. Hij heeft nog niet betaald, dus het bedrag hoeft niet teruggestort te worden.
Zou je (graag vóór <deadline>)
- Deze factuur in ieder geval voor vrijdag 22 mei willen crediteren en de creditfactuur willen mailen naar meneer <naam klant> (<e-mailadres klant>)
- Mij per mail willen laten weten als je dit gedaan hebt?
Alvast bedankt!
Groeten,
<Naam afzender>
Meld je aan voor de nieuwsbrief
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang wekelijks tips over hoe je effectief, efficiënt maar vooral onbezorgd kunt ondernemen!