GRIPatwork

Minder vergaderen, meer resultaat: 6 tips om vergadertijd terug te dringen

Vergadering op maandagochtend, 9 uur. Drie man te laat door gigantische drukte op de weg, één persoon heeft de afspraak niet in zijn agenda gezet en is daarom afwezig zonder kennisgeving. De vergadering gaat een halfuur later alsnog van start, maar wel op een rommelige manier. De punten van vorige vergaderingen zijn niet opgepakt, want ze zijn ‘vergeten’. Herkenbaar?

De vergadering is nog veel te vaak complete verspilling van tijd, maar toch wordt er vergaderd omdat het gezien wordt als een verplicht nummer. Dit maakt dat vergaderingen vaak saaie gesprekken zijn waar steeds dezelfde mensen aan het woord zijn en waar geen knopen worden doorgehakt. Is het niet vreemd dat efficiency een punt is dat vaak terugkomt op de vergadering, maar dat vergaderingen helemaal niet efficiënt zijn? Dit kan beter! Vergader slimmer met deze 6 tips: 

1. Bepaal of een vergadering echt de beste manier is  

Het informeren over de gang van zaken kan ook prima met moderne communicatiemiddelen, zoals een intranet of mail of andere systemen. Er is echt niet overal een vergadering voor nodig om de ander van bv. een status op de hoogte te brengen. 

2. Kies zorgvuldig wie je uitnodigt 

Moeten echt alle 18 collega’s hierbij zijn? Of kan het ook prima met zijn drieën? Zo voorkom je het bystander-effect, waarbij mensen zich veel minder geroepen voelen om bij te dragen omdat er immers nog 17 andere collega’s zijn. Daarnaast is alles wat besproken wordt voor de meeste mensen niet relevant, waardoor de aandacht er niet bijgehouden wordt.  

3. Maak de deelnemers zelf verantwoordelijk voor de input 

Zodat de vergadering voor iedereen is en iedereen zich betrokken en verantwoordelijk voelt. Een vergadering met 10 deelnemers waarvan 7 deelnemers niets actief bijdragen, is zonde van de tijd. 

4. Breng structuur aan… 

… en houd je hieraan. Als je niet alle tijd tot je beschikking hebt, zul je moeten kiezen wat er op de agenda komt te staan. Dit werkt tweeledig: vergaderingen worden een stuk korter en alleen de meest belangrijke punten worden besproken. 

“Veel managers en medewerkers hebben een hekel aan vergaderen. Waarom? Omdat ze niks opleveren. Met deze 6 punten zorg je ervoor dat een vergadering efficiënt én effectief is!”
– Puck Kolfschoten

5. Noteer concrete vervolgacties  

Omdat de kans groot is dat men als bij het naar buiten lopen al is vergeten wat hij/zij zou oppakken is het aan te raden vervolgacties te noteren (kan middels een simpel Excel-bestand). Concreet én met deadline. De kans is groter dat men taken niet.  

6. Controleer of vervolgacties zijn nagekomen 

Controleer bij elke opvolgende vergadering even of de genoteerde vervolgacties zijn nagekomen en spreek anderen er op aan als zij hun afspraken niet zijn nagekomen. Zo voorkom je dat je steeds dezelfde agendapunten op de vergadering hebt en dat zaken écht geregeld worden. 

Ben je benieuwd waar nog meer verbetering mogelijk is binnen jouw bedrijf? Doe hier de hier de beknopte bedrijfsscan of neem eens contact op. We denken graag mee over hoe je efficiënter kan werken en meer structuur kunt krijgen in je bedrijf!  

Meld je aan voor de nieuwsbrief

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang wekelijks tips over hoe je effectief, efficiënt maar vooral onbezorgd kunt ondernemen!

Meer blogs