Een efficiënt en geautomatiseerd werkproces voor Bricks Invest

Bricks Invest was op zoek naar een oplossing om processen te stroomlijnen die te maken hebben met (ver)kopen van woningen waaronder het vormen van een verkoop/aankoopdossier.

De uitdaging

Veel repeterende handelingen
Veel administratief werk
Weinig overzicht over inkomende leads en contactaanvragen
Onduidelijke vereisten voor dossiervorming
Onduidelijkheid over uit te voeren werkzaamheden
Onnodig veel overleg en vergaderingen

Module in de praktijk

Module

Implementatie monday.com voor project- en procesmanagement

Bedrijfsonderdeel

Procesoptimalisatie

Over deze organisatie
Bricks Invest is hét platform voor woningbeleggers voor het aan- en verkopen van (verhuurd) vastgoed.

De oplossing

De voorbereiding

Allereerst is er gekeken naar de missie, visie en strategie van Bricks Invest. Wat wilde het bedrijf nu eigenlijk bereiken en op welke manier?

En wat waren nu precies de doelstellingen die medewerkers dienden te behalen? Deze zijn bij een eerste sessie zorgvuldig geformuleerd. Dit gaf alle betrokken medewerkers direct veel duidelijkheid en richting.

De processen

Vervolgens is het gehele werkproces in kaart gebracht en zijn alle processtappen en informatiestromen inzichtelijk geworden. Hierdoor werd ook duidelijk welke processtappen overbodig waren en dus
konden worden geschrapt. Daarna is er bij elke processtap gekeken welke informatie er cruciaal is om de stap te kunnen uitvoeren en wat erbij elke stap moet worden opgeleverd door welke medewerker.

Het systeem

Vervolgens dienden deze processen te worden geborgd in een simpelen betrouwbaar systeem. Er werd gekozen voor monday.com. Deze krachtige tool kan voor zowel procesoptimalisatie als projectmanagement ingezet worden.
In monday.com is het mogelijk om:

Alle werkzaamheden onder te verdelen in fases/afdelingen;
Werkzaamheden in een duidelijk stappenplan op volgorde te zetten;
Werkzaamheden toe te wijzen aan bepaalde medewerkers;
Deadlines toe te voegen;
Informatie over de benodigde in- en output toe te voegen;
Een status aan een taak toe te kennen.

We hebben de processen van Bricks Invest conform de wensen van de medewerkers ingevoerd en ook zelfs bepaalde stappen
geautomatiseerd.

Automatiseringen

Leads en contactaanvragen via de website komen nu bijvoorbeeld automatisch in het systeem binnen. Vanuit monday.com kan de medewerker direct met de klant mailen en deze mails worden ook automatisch in monday.com gelogd zodat altijd inzichtelijk is waarover er gecommuniceerd is. Ook verschijnen de processtappen van een volgende fase zodra de eerste fase op de status ‘afgerond’ wordt gezet.

De verantwoordelijke voor de volgende stap krijgt automatisch een seintje dat hij aan de slag kan.

Samenwerken

Er zijn afspraken gemaakt over hoe er het meest effectief en efficiënt met monday.com kan worden gewerkt en wat er wel/niet wordt besproken tijdens een vergadering.

Het resultaat

Monday.com is geïmplementeerd als middelpunt van de IT-architectuur
Bestaande systemen zijn aan monday.com gekoppeld
Er is altijd overzicht over huidige status van een project
Taken en deadlines worden nu eenvoudig bijgehouden
Het is in één oogopslag inzichtelijk wie de volgende taak moet uitvoeren
Contactaanvragen worden consequent opgevolgd
De vergadertijd is met 80% teruggebracht
Repeterende taken, zoals het intern versturen van e-mails en het opnemen van gegevens, zijn geautomatiseerd en gestroomlijnd
Bij ziekte of uitval kan een andere collega werk gemakkelijk overnemen

De visie, missie, strategie, bedrijfsdoelstellingen en processen van Bricks Invest zijn geformuleerd onder begeleiding van GRIPatwork-members Puck Kolfschoten en Olivier Kolfschoten. Olivier heeft de tool monday.com ingericht en alle automatiseringen doorgevoerd.