Het bedrijf MijnAsbestAttest maakte al gebruik van monday.com voor hun projectmanagement en had de ambitie om een klantportaal te creëren waarin makelaars en andere professionals op regelmatige basis bestellingen konden plaatsen. Via dit portaal zouden zij dan in realtime de status van hun aanvraag kunnen raadplegen. Daarnaast moest het ook mogelijk blijven voor incidentele klanten, zoals particulieren, om op een laagdrempelige manier aanvragen in te dienen die dan eveneens in monday.com terechtkwamen. Samen met het klantportaal moest de website een nieuwe, gemoderniseerde look krijgen. Daarnaast moesten de diensten op de nieuwe website beter gepresenteerd worden en moest het voor MijnAsbestAttest ook mogelijk zijn om de website zelf te bewerken.
De website was tot dan toe gehost bij Vistaprint, waar ook de e-maildiensten waren ondergebracht. Daarom moest, bij het verhuizen van de website naar een andere hostingomgeving, ook de migratie van de mailboxen worden uitgevoerd. Het was hierbij noodzakelijk dat de downtime van de mailboxen minimaal was, maar ook dat de huidige mails meeverhuisd moesten worden naar alle mailboxen van de medewerkers.
De nieuwe website is gebouwd in een WordPress-omgeving. Het portaal waarin klanten kunnen inloggen om de huidige orderstatus te raadplegen is apart gehost en staat op het subdomein portaal.mijnasbestattest.vlaanderen. Dit portaal is gebouwd door Xebia Workplace.
Via de website kunnen incidentele klanten, zoals particulieren, snel een asbestattest aanvragen. Via het portaal kunnen vaste klanten, zoals makelaars en vastgoedprofessionals, nieuwe rapporten aanvragen. Hier kunnen zij dan de status raadplegen die rechtstreeks gekoppeld is aan het ordermanagementsysteem dat draait in monday.com.
De mailboxen van alle medewerkers zijn verhuisd van VistaPrint naar Google Workspace. Hier zijn eerst alle e-mails gekopieerd naar de nieuwe mailboxen, om vervolgens de mail om te leiden naar de nieuwe server. Dit heeft plaatsgevonden op zondagavond, zodat MijnAsbestAttest geen downtime had en maandagochtend direct kon starten met de nieuwe mailbox in Google Workspace.
De nieuwe website en het migreren van de mailboxen naar Google Workspace zijn gerealiseerd door Olivier Kolfschoten, gespecialiseerd in webdesign en digitale automatisering. Heb jij ook een nieuwe website nodig of kan jouw orderaanvraag ook efficiënter? Plan een afspraak met Olivier.
